Cesta:

  • Zásady zpracování osobních údajů zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání

Zásady zpracování osobních údajů zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání

Připraveno dle nařízení GDPR, které je platné od 25. 5. 2018.

1. Úvod

Tyto Zásady zpracování osobních údajů (dále jen „Zásady") vydává AEGON Pojišťovna, a.s., (dále jen „Aegon" nebo „pojišťovna") se sídlem Na Pankráci 26, 140 00 Praha 4, IČO: 271 82 461, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka B 9577. Lze nás ve věci zpracování a ochrany osobních údajů kontaktovat písemně na výše uvedené adrese, telefonicky na 244 090 800 nebo na e-mailové adrese dpo@aegon.cz.

Jsme životní pojišťovna a patříme do silné světové finanční skupiny Aegon. Pečlivě dbáme na řádné zpracování osobních údajů našich klientů, obchodních partnerů i zaměstnanců a v této oblasti důsledně dodržujeme právní předpisy, sektorovou regulaci, kterou představují Samoregulační standardy ČAP k aplikaci GDPR, i závazná podniková pravidla chování. Stěžejním právním předpisem pro zpracování osobních údajů je Nařízení evropského parlamentu a rady 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – GDPR.

Tyto zásady se vztahuji na zpracování osobních údajů našich zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání v naší pojišťovně. Při zpracování osobních údajů Aegon vystupuje v roli správce, čili určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.

Pojišťovna za účelem implementace pravidel na ochranu osobních údajů a dozoru nad jejich dodržováním jmenovala Pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „Pověřenec"). Pověřence lze kontaktovat na výše uvedené adrese pojišťovny nebo e-mailové adrese dpo@aegon.cz.

2. Rozsah osobních údajů, které zpracováváme – jaké údaje zpracováváme

S ohledem na principy ochrany osobních údajů omezujeme zpracování osobních dat pouze na přesné údaje, které jsou přiměřené danému účelu a v nezbytném rozsahu. Jinými slovy shromažďujeme a pracujeme s osobními údaji, které nutně potřebujeme k zajištění výkonu činnosti zaměstnavatele.
Zpracováváme zejména tyto osobní údaje týkající se zaměstnance nebo uchazeče o zaměstnání:

  • Identifikační údaje: jméno a příjmení, datum a místo narození, rodné číslo,
  • Adresní údaje: adresa trvalého, popř. přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa,
  • Další osobní údaje zaměstnance: fotografie, číslo bankovního účtu, číslo občanského průkazu, číslo řidičského průkazu, číslo cestovního pasu (u cizinců), informace o vzdělání a předchozí praxi, titul, údaj o zdravotní pojišťovně, rodinný stav, počet dětí, informace o trestné činnosti,
  • Údaje týkající se rodinných příslušníků zaměstnance: jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo manžela/ky, adresa jeho/jejího trvalého pobytu, název a adresa jeho/jejího zaměstnavatele; jméno a příjmení dítěte, jeho rodné číslo.

2.1. Zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. „citlivé osobní údaje")

Některé z výše uvedených údajů se považují za zvláštní kategorii osobních údajů. Za zvláštní kategorii osobních údajů se považují takové údaje, které jsou považovány vůči subjektu údajů za citlivé a jimž je poskytnuta zvýšená ochrana při jejich zpracování. Zákonnost jejich zpracování je pro oblast pracovního práva a výkon činnosti zaměstnavatele založena obecným nařízením, tudíž není vyžadován souhlas subjektu údajů. Do zvláštní kategorie osobních údajů patří údaje o zdravotním stavu, a dále například fotografie, kopie občanského průkazu nebo cestovního pasu, genetické a biometrické údaje, informace o trestné činnosti subjektu údajů.

3. Účely, tituly a doba zpracování osobních údajů – proč údaje zpracováváme a jak dlouho

Zákonnost zpracování osobních údajů je založena následujícími tituly:

  • Souhlas subjektu údajů,
  • Plnění smlouvy,
  • Ochrana práv a oprávněných zájmů pojišťovny,
  • Plnění právních a regulatorních povinností.

Zákonnost zpracování zvláštní kategorie osobních údajů (tzv. citlivých údajů) je založena následujícími tituly:

  • Souhlas subjektu údajů,
  • Plnění povinnosti a výkon zvláštních práv správce v oblasti pracovního práva,
  • Určení, výkon nebo obhajoba právních nároků.

Pro jednotlivé účely zpracování se zpravidla uplatní jeden titul, i když se pro některé účely zpracování osobních údajů mohou tituly kumulovat.

3.1. Zpracování osobních údajů bez nutnosti souhlasu subjektu údajů

1) Zpracování osobních údajů za účelem výkonu činnosti zaměstnavatele je vykonáváno z titulu plnění smlouvy. Výkon těchto činností zahrnuje zpracování osobních údajů za účelem:

  • výběrového řízení,
  • plnění pracovní smlouvy (včetně plnění stanovených povinností) podle zákoníku práce

- personální a mzdová agenda,
- řízení, plánování a organizace práce,
- rovnost a rozmanitost na pracovišti, zdraví a bezpečnost při práci,
- ochrana majetku zaměstnavatele,
- užívání práv a výhod spojených s výkonem zaměstnání,
- ukončení pracovního poměru.

2) Zpracování osobních za účelem výkonu činnosti zaměstnavatele z titulu plnění právních a regulatorních povinností a plnění povinností a zvláštních práv správce v oblasti pracovního práva. Výkon těchto činností zahrnuje zpracování osobních údajů za účely:

  • daňovými, tj. výpočet měsíčních záloh na dani, prohlášení poplatníka daně z příjmu dle zákona o daních z příjmu,
  • důchodového, nemocenského a zdravotního pojištění dle zákona o důchodovém pojištění, zákona o nemocenském pojištění a zákona o veřejném zdravotním pojištění,
  • lustrace mezinárodních sankčních seznamů dle zákona o provádění mezinárodních sankcí.

3) Zpracování z titulu oprávněného zájmu správce. Zde zpracováváme osobní údaje subjektu údajů za účelem

  • ochrany a realizace našich práv a právních nároků, ochrany práv duševního vlastnictví, obchodního tajemství, ochrany dobrého jména pojišťovny. Zde si představme zpracování osobních údajů pro vedení právního nebo soudního sporu, vymáhání pohledávek,
  • zajištění prevence a odhalování trestné činnosti,
  • zajištění zdraví a bezpečnosti zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání,
  • předání osobních údajů zaměstnanců pro vnitřní administrativní účely ostatním subjektům tohoto koncernu, zejména společnosti Aegon N.V.

3.2. Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů

Zpracování osobních údajů za jiným účelem než jak je uvedeno v čl. 3.1, je možné pouze se souhlasem subjektu údajů. Poskytnutí takového souhlasu je dobrovolné, ale v některých případech může být nezbytným předpokladem výkonu práva. Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání má právo poskytnutí souhlasu odmítnout nebo jej může kdykoliv písemně odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založenou na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Zpracování osobních údajů se souhlasem zaměstnance se uplatní například v situaci, kdy pojišťovna hradí nebo přispívá zaměstnanci na nějakou službu a za tímto účelem jej registruje u poskytovatele dané služby. Jedná se například o registraci za účelem koupě divadelních vstupenek nebo účasti na sportovní soutěži.
Se souhlasem uchazeče o zaměstnání, který v konkrétním výběrovém řízení neuspěl, uchováme jeho osobní údaje za účelem nabídky jeho účasti v jiném výběrovém řízení.

3.3. Doba zpracování

Uchování osobních údajů uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců, resp. bývalých zaměstnanců, věnujeme zvýšenou pozornost, a to i s ohledem na skutečnost, že některé právní předpisy stanoví minimální dobu uchování osobních údajů. Po skončení pracovního poměru tedy pečlivě vyhodnocujeme, jaké dokumenty je nutné uchovávat a jaké lze bez zbytečného odkladu zlikvidovat.
Osobní údaje uchazeče o zaměstnávání zpracováváme a uchováváme po dobu vedení výběrového řízení. Je-li poskytnut souhlas uchazeče, ponecháváme si osobní údaje i pro účely nabídky účasti v jiném výběrovém řízení. V opačném případě osobní údaje uchazeče o zaměstnání bezpečně vymažeme nebo zničíme.
Osobní údaje zaměstnance zpracováváme a uchováváme minimálně po dobu trvání zaměstnaneckého poměru. Po ukončení pracovního poměru uchováváme osobní spis s osobními údaji bývalých zaměstnanců ještě po dobu 4 let, a to za účelem případného efektivního hájení našich práv a zájmů.
U specifických dokumentů obsahujících osobní údaje, jak bylo již uvedeno výše, pak stanoví zvláštní předpisy odlišnou minimální dobu uchování. Jedná se zejména o stejnopisy evidenčních listů (doba uchování 3 roky), účetních podkladů (doba uchování 5 let), záznamy o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti (doba uchování 6 let), mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění (doba uchování 30 let). Záznamy o výsledku provedení vyhledávání osoby v mezinárodních sankčních seznamech se uchovávají po dobu 10 let.

3.4. Zdroj dat

Data, která zpracováváme, získáváme převážně od subjektu osobních údajů. Osobní údaje můžeme získat ale i z jiných zdrojů, abychom si ověřili, že údaje, které máme, jsou úplné a pravdivé.
Zpracováváme osobní údaje, které nám jsou sděleny zejména při výběrovém řízení a uzavření pracovní smlouvy (resp. dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr) a v průběhu jejího trvání přímo uchazečem o zaměstnání nebo prostřednictvím spolupracující personální agentury. Reference o uchazeči o zaměstnání může poskytnout se souhlasem uchazeče i současný nebo bývalý zaměstnavatel.
Osobní údaje uchazeče o zaměstnání získáváme i z veřejně dostupného profilu na sociálních sítích, eventuálně z veřejně dostupných rejstříků evidencí (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík).

4. Jak s osobními údaji pracujeme

Shromážděné osobní údaje důsledně chráníme.
Osobní údaje zpracováváme manuálně i automatizovaně elektronickými systémy (např. za pomocí software či aplikací). Za účelem ochrany osobních údajů máme nastavena bezpečnostní technická, organizační a personální opatření, jejichž účinnost pravidelně a systematicky kontrolujeme.
Při výkonu činnosti zaměstnavatele, zejména při posuzování vhodného uchazeče na pracovní pozici, dochází k profilování, čímž se rozumí automatizované zpracování osobních údajů s cílem předpovědět chování konkrétního člověka, a to na základě profilu složeného z jeho vlastností, charakteristik či preferencí. Profilování je nezbytné zejména proto, abychom mohli přijmout do zaměstnaneckého poměru kandidáta, který nejlépe odpovídá našim potřebám a požadavkům.
V naší pojišťovně nedochází ke zpracování osobních údajů, které by vedlo k automatizovanému rozhodování.

5. Práva subjektu údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů vznikají uchazeči o zaměstnání nebo zaměstnanci vůči pojišťovně tato práva:

  • právo na informace a přístup k osobním údajům,
  • právo na přenositelnost údajů,
  • právo na omezení zpracování,
  • právo na opravu a výmaz osobních údajů,
  • právo na informace ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování,
  • právo vznést námitku proti zpracování,
  • právo vyjmutí z profilování,
  • právo obrátit se se svým podnětem nebo stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.

5.1. Jakým způsobem lze práva uplatnit
Za účelem uplatnění některých z výše uvedených práv nám prosím zašlete písemnou žádost na adresu sídla pojišťovny: Aegon Pojišťovna, a.s., Na Pankráci 26, 140 00 Praha 4 nebo nás kontaktujte prostřednictvím elektronické pošty prostřednictvím e-mailové adresy pověřence dpo@aegon.cz.
Na žádost reagujeme nejpozději do jednoho měsíce. Tuto lhůtu lze v některých případech prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení byste byli informováni nejpozději do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti. Vaše žádost bude vyřízena bezplatně. V případě opakující se žádosti, popř. pokud je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, může být požadováno zaplacení poplatku, popř. máme právo Vaši žádost odmítnout. Vaši žádost nebudeme moci vyřídit v případě, že vás nebudeme moci identifikovat.
Zaměstnanci se mohou obrátit i na zaměstnance HR pojišťovny.

5.2. Právo na informace a přístup k osobním údajům
Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání má právo požadovat informaci o zpracování osobních údajů a má právo na přístup k nim. Vedle informací o zpracování osobních údajů má zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání právo získat kopii zpracovávaných osobních údajů, které se ho týkají. Pojišťovna poskytne kopii zpracovávaných údajů bezplatně. Za další kopie na žádost subjektu údajů můžeme účtovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

5.3. Přenositelnost
Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání má právo získat své osobní údaje, které nám poskytl, ve strukturované podobě v běžně používaném a strojově čitelném formátu. Zároveň má zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání právo na přenos těchto dat k jinému správci. Přenos osobních dat je možný pouze u osobních údajů, které jsou získány na základě souhlasu nebo smlouvy a jsou zpracovávána automatizovaně. Bude-li to technicky proveditelné, budou data převedena pomocí sdíleného uložiště po dohodě s novým správcem osobních dat.
Toto právo nelze uplatnit na zpracovaná data pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Pojišťovna pověřena. Zároveň při přenosu dat nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

5.4. Omezení zpracování
Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání má právo na to, aby pojišťovna omezila zpracování osobních údajů v případě, že popírá přesnost osobních údajů, má podezření na protiprávní zpracování osobních údajů, požaduje osobní údaje pro určení, výkon nebo obhajobu právních úkonů a pojišťovna je již pro účely zpracování nepotřebuje. Na omezení zpracování má zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání právo i tehdy, vznesl-li námitky proti zpracování. Omezení zpracování pak probíhá do té doby, dokud nebude ověřeno, že oprávněné zájmy pojišťovny převažují nad oprávněnými zájmy subjektu údajů.

5.5. Oprava a výmaz osobních dat
Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání má právo na opravu nepřesných či neaktuálních osobních údajů, které se ho týkají.
Opravu Vašich osobních údajů lze provést zasláním žádosti na naše kontaktní údaje nebo osobním jednáním se zástupcem HR pojišťovny, jedná-li se o zaměstnance.
Právo na výmaz neboli právo být zapomenut lze uplatnit v případě, že:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromážděny a zpracovávány,
  • Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání odvolá souhlas, na jehož základě dochází ke zpracování osobních údajů a neexistuje další právní důvod pro zpracování, nebo
  • jsou osobní údaje zpracovány protiprávně.

Právo na výmaz lze uplatnit až po uplynutí stanovené lhůty pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

5.6. Informace ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování
Pojišťovna oznamuje veškeré opravy, výmazy nebo omezení zpracování osobních údajů všem příjemcům, kterým byly dotčené osobní údaje poskytnuty. Výjimkou jsou situace, kdy se toto ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání má právo požadovat informaci o těchto příjemcích.

5.7. Právo obrátit se se svým podnětem nebo stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů
Subjekt údajů je oprávněn obrátit se se svým podnětem nebo stížnosti ohledně zpracování osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů, který je dozorovým úřadem pro oblast ochrany osobních údajů. Úřad sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, lze jej rovněž kontaktovat prostřednictvím e-mailové adresy posta@uoou.cz nebo telefonicky na čísle 234 665 444.

5.8. Právo vznést námitku
Právo vznést námitku má zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání v případech:

  • zpracování osobních údajů, které je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo pro účely našich oprávněných zájmů či zájmy třetí strany; V případě, že Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání vznese námitku s relevantními důvody, sdělíme mu důvody pro zpracování. Pokud nebudou naše důvody převažovat nad zájmy a právy subjektu údajů, nebo se nebude jednat o důvod určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, bude zpracování osobních údajů ukončeno.
  • zpracování pro účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely; V případě, že Zaměstnanec nebo uchazeč o zaměstnání vznese námitku s relevantními důvody, sdělíme mu důvody pro zpracování. Právo lze uplatnit, pouze pokud se nejedná o zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu.

6. Přenos osobních údajů třetím stranám

Třetím stranám jsou předávány osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro plnění daného účelu (zejména pro účely plnění smluvního vztahu).
Aegon spolupracuje pouze se zpracovateli, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo veškeré požadavky vyplývající z právních předpisů a aby byla zajištěna ochrana práv našich zaměstnanců.
Nepředáváme osobní údaje jiným subjektům mimo Českou republiku s výjimkou předávání v rámci koncernu Aegon. V takovém případě však nejsou předávány zvláštní kategorie osobních údajů (např. zdravotní data).
Nedochází k předávání osobních údajů třetím stranám se sídlem v zemi, u které se nepředpokládá poskytnutí adekvátní úrovně ochrany osobních údajů (země s nevhodným stavem).

Seznam subjektů, které mohou přijít do styku s vašimi osobními údaji:

Správce:

  • AEGON Pojišťovna, a.s., Na Pankráci 26/322, 140 00 Praha 4

Příjemci:

  • Subjekty mezinárodního koncernu Aegon
  • Zpracovatel mzdové agendy
  • Personální agentury, poskytovatele vzdělávacích kurzů a motivačních programů
  • Orgány veřejné moci a soudy (zejm. při plnění našich zákonných povinností)
  • Auditoři nebo jiné nezávislé osoby zajišťující plnění zákonných povinností
  • Poskytovatelé nebo provozovatelé informačních technologií
  • Poskytovatelé služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, vzdělávací činnosti, archivace, právní poradenství atd.)